預約安排不善，查詢往往在不知不覺間流失。
「我們稍後回電確認」會令客戶流失
從收到查詢到確認時段，每一次交接都有機會令預約告吹。來電者本來已準備好預約，流程卻要他們再次做好準備。
發送提醒訊息，不等於收到確認
發出的訊息無人回覆，甚麼也確認不了。到了當日，客戶仍然爽約，預約時段依舊空置，因為沒有人及時發現並安排其他客戶填補。
改期工作拖累前台
更改一個預約，便要佔用同事數分鐘。把一星期的診所改期工作加起來，就像聘請一個人專門在日程上搬動方格。
正式啟用當天，工作流程即見改變。
以日程作為唯一準確資料來源
避免重複預約、承諾不存在的時段，亦毋須再核對電話中說過的內容與系統記錄是否一致。
透過確認來電取得明確答覆
直接詢問「你星期四仍會 來嗎？」，便能得到肯定或否定答覆。訊息往往石沉大海，而無回覆與爽約前的沉默無從分辨。
毋須前台介入，也能處理改期
客戶可透過對話自行更改預約，即使晚上10時也可以。日程隨即更新，所有相關人士都會收到新的確認訊息。
三種語言，同一預約流程
在同一條線上以英語、廣東話及普通話接聽，並將預約寫入同一日程 ，毋須每個更次都安排懂雙語的接待員。
服務包括
- 雙向連接 Google Calendar、Outlook、Calendly 或你的診所管理系統
- 設定預約類別、時長、緩衝時間，以及按執業人員或房間而定的規則
- 透過電話處理來電預約、改期及取消
- 按你的時間安排外撥提醒及確認電話
- 時段空出時向候補名單發出預約邀請
- 透過短訊、電郵或 WhatsApp 發送確認訊息
- 提供三語服務：英語、廣東話、普通話
- 通話錄音、文字記錄及預約管理頁面
適用行業
三步了解運作方式。
即時讀取你的日程或預約系統，並遵循預約類別、時長、緩衝時間，以及服務所需的執業人員或房間安排。
提供時段、收集資料、寫入預約並發送確認訊息。來電者仍在線時，即可使用英語、廣東話或普通話完成整個流程。
預約日前致電提醒及確認。客戶取消時，系統會及早通知，讓你有時間將空出的時段提供給候補名單上的客戶。
貼合香港習慣的預約安排
在香港，預約通常透過 WhatsApp 確認，而非電郵。因此，通話結束後，助手會以客戶預約時使用的語言，透過 WhatsApp 發送確認及提醒，並附上地址和地圖連結。客戶回覆提醒訊息（「改期得唔得?」）後，助手會提供新的時段，而非讓訊息擱置，等人留意。
助手會從你現有的日程或預約系統讀取即時空檔，只提供確實可預約的時段，並遵循各執業人員的工作時間、緩衝時間、公眾假期及休息日。遇上八號風球或暴雨警告而暫停辦公時，助手可致電或發訊息通知當日預約的客戶並協助改期，處理這項沒有人想在早上七時接手的工作。
廣東話日期和時間最能考驗預約助手：「下個禮拜三」、「後日朝早」、「三點半」和「15:30」都必須準確對應同一個時段。預約前，助手會完整複述日期和時間，聽錯的字詞便能在通話中即時更正，避免客戶爽約。
診所可按自身數據計算的實際效益。
以每日固定出現的一個空置時段為例，乘以你的平均預約價值，再乘以營業日數。這就是確認來電及候補名單邀約所要改善的數字：不是增加查詢，而是留住現有查詢。我們會在需求規劃通話中，根據你的實際使用率一同計算，而非套用業界基準。
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Frequently asked questions
可以寫入哪些預約系統？+
可直接連接 Google Calendar、Outlook 及 Calendly；大部分診所管理系統則可透過其 API 或 webhook 連接。如果你的系統沒有 API，助手仍可記錄預約並傳送給負責管理日程的人員。雖然流程不如直接整合簡潔，但仍可省去電話跟進。
可以處理多位執業人員及多個房間嗎？+
可以。我們會設定預約類別、時長、緩衝時間、執業人員及資源等規則，因此需要指定房間、時長90分鐘的療程，不會被安排在只有30分鐘的空檔。
如何避免重複預約？+
助手會在提供時段時即時讀取可用情況，並在通話結束前寫入預約，而非使用快取資料。如日程 API 支援，來電者考慮期間，系統會暫時保留該時段。
預約提醒電話會令人反感嗎？+
通話簡短，會表明來電身份，客戶要求停止時亦會照辦。大部分客戶會在預約前一兩日安排一次確認電話，及早發現取消，讓空出的時段仍可安排其他客戶，同時避免令人覺得被不斷催促。
可以收取訂金或付款嗎？+
助手不會透過電話收集信用卡資料，我們不希望承擔這項責任，相信你也一樣。通話期間，助手會透過短訊或 WhatsApp 發送付款連結，並在款項成功後確認，信用卡資料亦完全不會出現在錄音中。
如果客戶只想跟接待處職員交談，怎麼辦？+
客戶提出要求，或符合預設規則時，助手便會轉接。電話預約應該是其中一個選項，而不是一條沒有出口的迷宮。
可以透過 WhatsApp 發送確認及提醒嗎？+
可以。在香港，客戶通常最常閱讀的正是 WhatsApp。確認及提醒會以客戶預約時使用的語言透過 WhatsApp 發送；如果客戶回覆要求更改時間，助手便會接手處理。
如何避免聽錯廣東話日期而預約錯誤？+
助手會在預約前完整複述日期和時間。「下個禮拜三」、「後日朝早」和「三點半」都必須準確對應一個時段；透過覆述確認，聽錯的字詞便能在通話中更正，避免客戶爽約。