電話在休息時間響起，往往正是最重要的時刻。
非辦公時間來電，往往最為緊急
晚上9時來電的人，眼前正遇上問題。錄音訊息告知對方辦公時間為上午9時至下午6時，回答的並 不是對方提出的問題。
繁忙時段流失的來電，通話記錄不會留下痕跡
忙線訊號或無人接聽的來電，幾乎不會留下任何記錄。高峰時段流失的查詢，正是你最無從得知的那些查詢。
接聽服務只會代 為留言，然後便到此為止
你按次付費，讓不熟悉你業務的人記下姓名和電話號碼。翌日團隊還得從零開始跟進對話。
正式啟用當天，運作便會有所不同。
無須安排人手，也能覆蓋非辦公時間
夜間、週末、公眾假期、午膳時間及下午4時的繁忙時段——無論何時電話響起，都由同一位語音助手接聽，每次來電成本亦相同。
先分流處理，毋須排隊等候
緊急事項、可安排預約的查詢，以及一般資訊查詢，各有不同處理流程。在來電當下完成分類，翌日的待辦清單自然更精簡。
早上先看摘要，不必逐段聆聽留言
一份列明通宵期間來電情況及已採取行動的書面清單，讓團隊毋須先聆聽十一段錄音，便可開始安排當日工作。
按值班表升級處理
由誰當值、如何聯絡、哪些情況屬緊急，以及首位當值人員未有接聽時的處理方法，均會預先設定妥當，不必凌晨2時臨場應變。
服務包括
- 繁忙時段及非辦公時間轉駁規則：響鈴次數、所有線路忙線、時間表及公眾假期
- 建立知識庫，讓語音助手直接回答問題，而非只作錄音留言
- 為可安排的事項預約日程
- 緊急個案分流規則、當值升級處理表及後備安排
- 透過電話、短訊、WhatsApp 或電郵升級處理
- 將結構化留言記錄至 CRM 或收件匣
- 支援三種語言：英語、廣東話、普通話
- 通宵來電摘要、錄音及文字紀錄
適用業務
三個步驟，了解運作方式。
你可設定轉駁規則：響鈴 N 次後、所有線路忙線時，或按包含公眾假期的指定時間表，在符合條件時將來電轉駁至語音助手。
語音助手會根據知識庫回答問題、安排預約、查詢訂單狀況，並妥善記錄所需資料——支援英語、廣東話或普通話。
真正的緊急個案會按值班表，以電話、短訊或 WhatsApp 聯絡當值人員。其他事項則會整理成摘要及可執行的工作項目，供團隊翌日跟進。
專為香港非辦公時間來電而設
香港客戶常在較晚時間來電：下班後、晚飯後、星期日及公眾假期——偏偏這些時候，電話線最容易轉駁至留言信箱。非辦公時間語音助手會以廣東話、英語或普通話接聽，當場處理能處理的事項、安排合適的預約，並在翌日早上提供整理好的回電清單，毋須團隊面對一堆留言錄音。
停業安排亦是日常營運的一部分：八號風球、黑色暴雨警告、農曆新年及其他公眾假期。只需設定一次訊息，語音助手便會在相關日子告知來電者哪些服務暫停、哪些照常提供，以及何時會收到回覆。
緊急來電會按你設定的規則處理：哪些用語代表業務上的緊急情況、由誰當值，以及語音助手聯絡當值人員時會向來電者說些甚麼。如果無人接 聽，語音助手會如實告知來電者後續安排，並在翌日早上的待辦清單置頂，附上摘要及錄音。
繁忙時段及非辦公時間的來電，不再轉駁至留言信箱。
一間香港地產代理公司將所有繁忙時段及非辦公時間來電，轉駁至雙語語音助手。助手接聽每個來電、在 CRM 安排睇樓預約，並即時將有意向的買家轉接真人同事——首月沒有漏接任何查詢。
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Frequently asked questions
來電如何轉接至語音助手？+
在現有電話線設定條件式轉駁——無人接聽時、忙線時，或按指定時間表轉駁。你的電訊商或 PBX 一般已支援此功能，幾分鐘便可完成設定，而且隨時可以還原，因此可先試行只在晚上啟用，再逐步擴大使用時段。
這與接聽服務有何不同？+
接聽服務只會代為留言。語音助手備有你的知識庫及日程，可回答問題、安排預約，並升級處理緊急個案。代為留言只是後備安排，並非服務的全部。
哪些情況屬於緊急個案？+
由你自行界定。我們會與你共同制定分流規則，例如水管爆裂、租客被鎖在門外或系統故障；不符合規則的事項則會附上摘要，留待翌日處理。
如果當值人員沒有接聽，會怎樣？+
升級處理流程會按你設定的時間間隔，依值班表聯絡下一位當值人員，再聯絡其後的人員。如果一直無人接聽，語音助手會如實告知來電者後續安排，不會讓對方誤以為支援即將到達。
可以只在繁忙時段使用嗎？+
可以——最常見的起步方式，就是只在繁忙時段轉駁。來電會先響起團隊的電話，只有無人接聽時才轉駁至語音助手。因此，語音助手是安全後備，而非取代團隊；通話記錄亦會清楚顯示它接聽了多少來電。
可以跨時區運作嗎？+
語音助手全天候運作，因此英國或美國客戶即使在當地工作時間致電香港企業，也能獲得實用協助。
星期日及公眾假期也能接聽嗎？+
這正是語音助手發揮作用的時候。它會在晚上、週末及公眾假期以廣東話、英語或普通話接聽，安排可預約的事項，並為下一個工作日早上整理好回電清單。
夜間如何處理緊急來電？+
按你設定的規則處理：哪些用語代表業務上的緊急情況、由誰當值，以及語音助手聯絡當值人員時會說些甚麼。如果無人接聽，語音助手會如實告知來電者後續安排，並將該來電連同摘要及錄音列為翌日早上的首要跟進事項。